Protection des données

Le principe : le dossier reste au cabinet

Le dossier complet (pièces, parties, adversaires, notes, montants, jugements) reste sur l'ordinateur du cabinet, dans son application bureau. La plateforme ne reçoit que ce qu'il faut pour répondre au client qui demande où en est son dossier. Le tri est fait dans le code de l'application bureau, par une liste fermée de champs autorisés ; la plateforme refuse de son côté toute donnée qui ne figure pas dans cette liste.

Aucune donnée sensible au sens de la loi n° 09-08 (santé, opinions, religion, infractions, condamnations…) n'est transmise : le statut communiqué au client est un libellé court choisi dans une liste (« Audience programmée », « Décision rendue — contactez le cabinet »…), jamais le contenu de l'affaire.

Qui est responsable ?

• Le cabinet d'avocats est responsable du traitement des données de ses clients : il décide quels dossiers sont suivis en ligne, recueille l'accord du client et répond à ses demandes.
• Votre société SARL (Adresse complète, Tanger) agit comme sous-traitant pour ces données : il les héberge et les traite uniquement sur instruction du cabinet, pour la durée de l'abonnement.
• Pour les comptes des utilisateurs de la plateforme (avocats, collaborateurs) et la facturation, l'éditeur est responsable du traitement.

Données traitées

Pour chaque dossier dont le suivi en ligne est activé

• le numéro du dossier et un code d'accès (chiffré) ;
• le statut public (libellé court), la date de la prochaine audience et un message facultatif de 280 caractères au plus ;
• le numéro de téléphone WhatsApp du client, conservé sous deux formes seulement : une empreinte (pour le reconnaître) et une version chiffrée (pour lui envoyer les notifications) ;
• la date et l'origine de son accord (écrit, oral, WhatsApp, courriel).

Pour chaque demande reçue sur WhatsApp

La date, le dossier concerné et le résultat (statut communiqué, code erroné…). Le texte du message n'est pas conservé. Le contenu des notifications envoyées est effacé 30 jours après l'envoi.

Pour les utilisateurs de la plateforme

Nom, adresse électronique, mot de passe (sous forme d'empreinte, jamais en clair), langue, journal des connexions et des actions importantes.

Finalités et bases

• Répondre au client qui demande l'état de son dossier et lui envoyer les notifications utiles (audience, pièce à fournir, décision disponible, rappel deux jours avant l'audience) : accord du client, recueilli par le cabinet avant l'activation du suivi.
• Gérer l'abonnement, la facturation et le support : exécution du contrat avec le cabinet et obligations comptables.
• Protéger le service (limitation des essais, blocage des abus, journal d'audit) : sécurité du traitement, exigée par la loi.

Les données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni croisées avec d'autres fichiers.

Durées de conservation

• Dossier clôturé : supprimé automatiquement après le délai choisi par le cabinet (90 jours par défaut).
• Suivi retiré par le cabinet : téléphone, code et message effacés immédiatement ; la référence seule disparaît après 30 jours.
• Contenu des notifications : effacé 30 jours après l'envoi ; journal des notifications et des demandes : 365 jours.
• Numéros sans activité depuis un an : supprimés (seules les oppositions « STOP » sont gardées, pour être respectées).
• Journal des connexions de l'application bureau : 180 jours.
• Factures : 10 ans (obligation comptable), même après la fermeture du compte.
• À la fin de l'abonnement, le cabinet peut exporter ses données puis demander leur suppression complète depuis son espace.

Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS) ; téléphones, codes d'accès et secrets chiffrés en base (AES-256-GCM).
• Chaque envoi de l'application bureau est signé (HMAC-SHA256), horodaté et à usage unique : un message intercepté ne peut être ni modifié ni rejoué.
• Mots de passe stockés sous forme d'empreinte, verrouillage après cinq échecs, double authentification disponible.
• Trois codes erronés bloquent le numéro pendant 30 minutes ; nombre de demandes limité par numéro et par jour.
• Journal d'audit chaîné (toute modification a posteriori est détectable) et sauvegardes quotidiennes chiffrées.

Droits des personnes

Conformément à la loi n° 09-08, toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition aux données qui la concernent.

• Le client d'un cabinet s'adresse directement à son avocat, responsable du traitement.
• Il peut à tout moment envoyer STOP sur WhatsApp : plus aucune notification ne lui est envoyée (START pour reprendre).
• Les utilisateurs de la plateforme peuvent écrire à bouhaji@gmail.com.

Toute personne peut aussi saisir la Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel (CNDP).

Prestataires et hébergement

• Hébergement : hébergeur professionnel — Maroc. Les données sont hébergées au Maroc ou dans un pays assurant un niveau de protection adéquat ; tout transfert hors de ces conditions nécessite l'autorisation de la CNDP.
• WhatsApp : le client choisit d'écrire au numéro WhatsApp du cabinet ; ses messages, comme les notifications qu'il reçoit, transitent par les services de WhatsApp (Meta), dont les serveurs peuvent se trouver hors du Maroc. Ce point figure dans la mention remise au client, dont l'accord exprès couvre ce transfert (article 44 de la loi n° 09-08). L'application CabReply, installée sur le téléphone du cabinet, relaie le message à la plateforme par une connexion chiffrée.
• Paiement : les paiements par carte sont traités sur la page sécurisée du CMI ; aucune donnée de carte ne passe par nos serveurs.
• Courriels : les messages de service (confirmation, factures) passent par un prestataire d'envoi.

Déclaration à la CNDP

Le traitement « suivi des dossiers par WhatsApp » doit être déclaré auprès de la CNDP avant sa mise en œuvre.

Chaque cabinet, responsable du traitement des données de ses clients, mentionne ce service dans ses propres formalités auprès de la CNDP. Un registre des traitements prêt à compléter est fourni avec la plateforme.

Modèle de mention pour vos clients

À remettre au client (ou à lui lire) au moment d'activer le suivi, avec la date et l'origine de son accord enregistrées dans l'application bureau :

Avec votre accord, le cabinet [nom du cabinet] vous permet de suivre l'avancement de votre dossier par WhatsApp. Seuls le numéro du dossier, son état d'avancement général, la date de la prochaine audience et un court message du cabinet sont mis en ligne ; votre numéro de téléphone est conservé sous forme chiffrée. Aucune pièce ni information confidentielle sur l'affaire n'est transmise. Les messages WhatsApp transitent par les serveurs de WhatsApp (Meta), qui peuvent être situés hors du Maroc : votre accord vaut acceptation de ce transfert. Vous pouvez arrêter à tout moment en envoyant STOP, ou en le demandant au cabinet. Responsable du traitement : [nom et adresse du cabinet]. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition (loi n° 09-08) auprès du cabinet.

Ce texte présente le fonctionnement du service ; il ne constitue pas un avis juridique. Faites valider vos formalités par votre conseil habituel.